La Cámara de Comercio de Dosquebradas en virtud de la Circular 005 del 30 de mayo de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, implementó el Sistema Preventivo de Fraudes (SIPREF) para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen, adulteren o falsifiquen la información que reposa en los Registros Públicos, con la intención de defraudar a la comunidad.
Por lo anterior, La Cámara de Comercio de Dosquebradas, realiza una verificación formal de la identidad de las personas que presentan o reingresan peticiones registrales a través de mecanismos de identificación biométrica.
Sin embargo, con ocasión de la declaración de la pandemia generada por el virus COVID-19, la Superintendencia de Industria y comercio, impartió la orden a todas las Cámaras de Comercio de suspender a partir del 17 de marzo de 2020 la validación de identidad mediante el mecanismo de validación biométrica, toda vez que se consideraba que ello supone un riesgo de propagación del virus.
Por consiguiente, damos aplicación al siguiente procedimiento.
PROCEDIMIENTO CUANDO SE SOLICITE LA RENOVACIÓN, LA INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS Y LA MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS REGISTROS PÚBLICOS.
- El funcionario que recepciona los documentos en la Cámaras de Comercio, debe solicitar el original del documento de identidad y dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y debe validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica y, si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, debe hacerla con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Cuando se trata de la inscripción de la constitución de una persona jurídica, o el documento sujeto a registro implique la inscripción o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para lo cual deben informarle a la Cámara de Comercio, el número del documento, junto con la fecha de expedición del documento de identidad, sin que se requiera de su presentación física. (Si el nombrado es un extranjero y tiene cédula de extranjería debe indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia y si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte).
ALERTAS QUE ENVÍA LA CÁMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS Y ACTUACIONES QUE PUEDEN ADELANTAR LOS INTERESADOS.
- En todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, la Cámaras de Comercio de Dosquebradas, envía una “alerta” a los correos electrónicos que aparecen en el RUES, en las casillas de “correo electrónico” y “correo electrónico de Notificación”, que informe de la presentación de la solicitud o petición, y de los mecanismos con que cuenta para evitar el fraude en los registros públicos. La alerta se enviará al último correo electrónico reportado y al último número de teléfono celular reportado, y deben dejar evidencia en el expediente de estos envíos.
- Si un trámite (inscripción, renovación, o la petición de modificar información de los registros públicos) implica la modificación del correo electrónico o el número de teléfono celular del inscrito, la “alerta” se enviará a los datos que reposan en el registro respecto a los dos (2) últimos correos electrónicos reportados, a los dos (2) últimos correos de Notificación Judicial reportados y al último número de teléfono celular reportado (se entiende por últimos correos electrónicos reportados los informados antes de la modificación solicitada).
- Se surte el proceso de alerta cuando se realiza la renovación, inscripción, modificación de información solicitada o cuando se abstiene de ello.
OPOSISCION EN LOS TRÀMITES DE REGISTROS PUBLICOS.
- El titular de la información tiene el derecho a oponerse del trámite cuando advierta que el acto o documento que pretende modificar su registro, no es de su procedencia. La oposición puede efectuarse verbalmente o por escrito y en el término de dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que se manifieste la oposición, el titular de la información debe aportar la denuncia penal correspondiente, para que la Cámara de Comercio de Dosquebradas, pueda abstenerse de realizar el registro o la modificación solicitada. Si el titular de la información no se opone o no allega la denuncia correspondiente, la Cámara de Comercio continua la actuación.
- Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada.
- Si alguna persona tiene otro tipo de reparo en relación con el documento que se radicó para que modifique el registro, éste debe debatirse utilizando los medios que le otorga la normativa vigente, dentro de los que pueden mencionarse, a manera de ejemplo, los recursos administrativos, las denuncias penales por posibles delitos y las demandas de impugnación de actas ante los jueces de la República y/o autoridades competentes.
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES QUE MODIFIQUEN LA INFORMACIÓN DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES INACTIVAS.
En el caso de que los matriculados o los inscritos en el registro, no hayan realizado actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, la Cámaras de Comercio de Dosquebradas, deberán abstenerse de realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes término
- En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada. Si la persona natural ha fallecido, la petición la podrán formular su cónyuge supérstite y/o cualquiera de su(s) heredero(s), quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio y/o del registro civil de nacimiento y adjuntar copia simple del registro civil de defunción. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
- En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto
- En las sociedades por acciones, la solicitud podrá ser presentada por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna, previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
- En las entidades sin ánimo de lucro se seguirá el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.
- Las entidades de vigilancia y control pueden hacer esta solicitud, si es del caso, y, orden de autoridad competente. En estos dos últimos casos no se requiere de la presentación personal.
- El procedimiento de que trata el presente numeral debe incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante y cuando el documento sujeto a inscripción implique la inscripción o el cambio de socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos colegiados de administración o de revisores fiscales, se hará la verificación del documento de identidad de todos ellos, así como el envío de las respectivas alertas.
IMPORTANTE.
De acuerdo a lo informado anteriormente, para mayor seguridad en sus trámites, le invitamos a seguir las siguientes recomendaciones:
- Presente su documento de identificación cuando realice cualquier trámite de registro. De esta manera se validará su identidad o de la persona designada (representantes legales, administradores o revisores fiscales) y se identificará su relación con la empresa.
- Acérquese inmediatamente a cualquiera de nuestras sedes cuando reciba una notificación en su correo electrónico en la que se informe sobre una solicitud de modificación en su registro sin su autorización.
- Actualice su información de contacto (correo electrónico, dirección comercial, dirección de notificación judicial y números telefónicos) para notificarle de forma oportuna cualquier eventualidad.
CAMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS.
