Libros de Comercio

¿CUÁLES LIBROS SE PUEDEN INSCRIBIR EN CÁMARA DE COMERCIO?

Sociedades por acciones: Anónimas, Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) y Sociedades en Comandita por Acciones

  • Libro electrónico registro de accionistas

  • Libro electrónico actas de asamblea de accionistas

Sociedades de personas: Limitadas, en Comandita Simple y Colectivas

  • Libro electrónico de registro de socios

  • Libro electrónico de actas de junta de socios

  • Libro electrónico registro de fundadores

  • Libro electrónico registro de asociados

  • Libro electrónico actas asamblea de fundadores

  • Libro electrónico actas consejo de fundadores

  • Libro electrónico actas asamblea de asociados

  • Libro electrónico registro de cooperados

  • Libro electrónico actas del máximo órgano social. (Únicamente cuando el libro que allega no se encuentra dentro de los anteriores).

Nota: los libros de actas de junta directiva no se registran en la Cámara de Comercio.

¿CÓMO REGISTRAR LOS LIBROS EN CÁMARA DE COMERCIO?

Reglamentado por el Decreto Nacional 805 de 2013. El artículo 56 de Código del Comercio quedará así:

“Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.”

 

De acuerdo con lo anterior, los comerciantes pueden llevar sus libros de forma física o electrónica:

Para efectuar el registro de libros, acérquese a cualquiera de nuestras sedes, realice el pago de los derechos de inscripción correspondientes y presente los libros acompañados de una solicitud que podrá diligenciar a través de un formato (que puede descargar aquí o conseguir en nuestras sedes) , el cual debe ir firmado por el comerciante o el Representante Legal (si es persona jurídica). De lo contrario, tenga en cuenta que la solicitud debe contener

  1. Nombre del propietario de los libros

  2. Destino de los libros (Ej: Actas de asamblea, etc.)

  3. Número de hojas útiles de cada libro y su secuencia (Ej: De la página 1 a la 50)

Los libros deberán estar completamente en blanco, y deberán marcarse con el nombre del propietario y con su destinación (Ej: el nombre de la sociedad y el libro que se registra: actas, etc..).

Es importante recordar que para registrar un nuevo libro, debe presentarse junto con el libro anterior, o certificar en la petición de registro, que debe ser suscrita por el Contador o Revisor Fiscal, las razones de su reemplazo, esto es, que al libro anterior le falten pocas hojas por utilizar o que el libro deba ser sustituido por causas ajenas a la empresa (Ej: Pérdida, extravío o destrucción, para lo cual debe anexar copia auténtica de la denuncia correspondiente).

La Cámara de Comercio verificará los requisitos para la inscripción de los libros y en caso de no cumplir con ellos emitirá una comunicación en la cual se explican las razones de su devolución.
Importante: pasados cuatro (4) meses a partir de la fecha de presentación de un libro, si éste no es reclamado por su propietario, la Cámara de Comercio podrá destruirlo.

Definición
Se entiende por libros de comercio a través de medios electrónicos a aquellos documentos en forma de mensajes de datos, tal como los define la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes efectúan los registros de sus operaciones mercantiles.
Así lo ha dispuesto el Decreto 805 de 2013 y la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante Circular Externa No. 001 de 2014.

REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS

 

Conformación de los libros registrados en medios electrónicos (Circular Externa 01 del 17 de Enero de 2014 SIC):
Efectuada la inscripción del libro electrónico, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, archivos electrónicos, destinados a ese libro.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, el usuario deberá realizar el trámite de registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.

IMPORTANTE para la inscripción de Libros electrónicos y el asentamiento de archivos de Libros Electrónicos
Para utilizar el servicio se debe contar con un certificado de firma digital del Representante Legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.

También se requerirá el certificado de firma digital del Revisor Fiscal o Contador Público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

Si desea conformar sus libros de forma electrónica puede ingresar a través de este